Автоматизация снабжения на предприятиях малого и среднего бизнеса

Повсеместное распространение управленческих технологий в области корпоративных финансов, продаж, документооборота, кадров и т.д. (с применением соответствующих программных продуктов) на сегодняшний день практически не затронуло такую жизненно важную функцию предприятий как управление закупками

Повсеместное распространение управленческих технологий в области корпоративных финансов, продаж, документооборота, кадров и т.д. (с применением соответствующих программных продуктов) на сегодняшний день практически не затронуло такую жизненно важную функцию предприятий как управление закупками.

В лучшем случае работникам отделов снабжения предоставляется исходная информация о состоянии складов из существующих учетных систем типа "1С" или реализуется модуль управления закупами в дорогостоящих ERP-системах, не задумываясь о закупочной логистике.

Процедуры же планирования закупок: формирования, согласования, утверждения заявок и контроля стадии их исполнения, алгоритмы конкурсных способов выбора поставщиков, анализа рынка закупаемых товаров, контроля графиков поставок и управление взаимоотношениями с поставщиками в подавляющем большинстве остаются за рамками автоматизации и очень редко реализуются в виде специализированных рабочих мест для снабженцев, которые вынуждены основные этапы своей работы проводить по старинке - в "бумажном виде". Постоянно возрастающий объем информации приводит к невозможности снабженцев быстро анализировать возникающие управленческие ситуации, а руководству контролировать и оценивать работу отдела снабжения.

Таким образом, с одной стороны сформировалась насущная потребность у работников отделов снабжения предприятий в специализированных программных инструментах, позволяющих:

1. Автоматизировать процедуры сбора, согласования и утверждения заявок от подразделений.
2. Оперативно получать актуальную информацию о рыночных предложениях при выборе поставщиков с использованием инструментов быстрого анализа этой информации и алгоритмов поддержки принятия решения при выборе поставщиков.
3. Эффективно управлять взаимоотношениями с поставщиками.
4. Автоматизировать конкурсные процедуры выбора поставщиков.
5. Автоматизировать планирование своего рабочего времени.

С другой стороны, подписывая договор поставки, руководитель по прежнему задает себе вопросы об оптимальности выбора поставщиков и корректной организации закупок.

У руководителей, как правило, не хватает времени для автоматизации предприятия, а также для внедрения отработанных механизмов оперативного контроля и возможности получить объективную информацию о других рыночных предложениях, а так же четких критериев оценки эффективности той или иной сделки.

Удовлетворить эти потребности руководителей предприятий и сотрудников отделов снабжения пытаются на сегодняшний день следующими путями:

1. Внедрение модулей или элементов управления закупками в бухгалтерские учетные программы (например, Бухгалтерия "1С")

Достоинства: низкая цена и распространенность продукта "1С"

Недостатки:

• предоставление только исходной информации для работы - остатки, оплаты, и не предоставляются технологии и инструменты для сбора и согласования заявок и технологии конкурентного выбора поставщиков, а так же актуальной информации о рынке.
• ориентация на учетную политику, а не на современные технологии управления закупками
• не учтены индивидуальные особенности работы отделов снабжения
• отсутствие сервиса по поддержанию актуальной информации о рынке.

2. Внедрение модулей управление закупками в существующие ERP и MRP - системы

Достоинства: как правило, учтены индивидуальные особенности предприятия и современные технологии снабжения.

Недостатки:

• высокая стоимость (от 100 000 долларов), делающая недоступным программный продукт для среднего и малого бизнеса, и пока еще редко встречающаяся возможность применения тендерных (в том числе электронных) закупок
• отсутствие сервиса по поддержанию актуальной информации о рынке.

3. Разработка своих корпоративных систем электронных Интернет-закупок

Достоинства: внедрение тендерных технологий с учетом индивидуальных особенностей предприятия
Недостатки: высокая стоимость разработки, а главное поддержания только для себя информации о рынке в актуальном состоянии, зачастую отсутствие интеграции с существующими ERP и MRP - системами, а также бухгалтерскими и учетными программами.

4. Создание универсальных или отраслевых электронных торговых площадок

Достоинства: низкая стоимость для пользователя, иногда возможность мониторинга рынка и внедрение тендерных технологий

Недостатки:

• отсутствие инструментов встраивания новых процедур электронных закупок в деятельность предприятия и автоматизации закупочной деятельности в рамках предприятия,
• сложность анализа размещенной информации о рынке из-за отсутствия единого стандарта внесения и обработки данных, анализ может занимать часы или дни.

Компания "Русский деловой проект" предлагает к внедрению технологию организации работы отдела снабжения с применением ПК "Мастер снабжения".

Программный комплекс "Мастер Снабжения" - специализированная, комплексная электронная система материально-технического снабжения, ориентированная на специфику работы отделов снабжения коммерческих предприятий.

Программный комплекс "Мастер Снабжения" развивает и объединяет в единую систему функциональные возможности существующих на сегодняшний день разрозненных инструментов планирования закупок, получения информации о рынке закупаемых товаров и внутренних потребностях предприятия, контроля выполнения условий поставок (учетные программы 1С и т.п.), анализа рынка (тематические сайты), проведения торгов на закупку (электронные торговые площадки) и представляет предприятиям готовую технологию работы отдела снабжения.

Программа "Мастер снабжения" предполагает объединить следующие достоинства существующих на рынке программных продуктов:

• Специально разработанный и интуитивно понятный для снабженцев интерфейс программы и логика организации закупок обеспечивает быстрое и малозатратное внедрение программного комплекса "Мастер Снабжения". Это позволяет быстро расширять круг предприятий-заказчиков - участников системы, что в свою очередь делает всю систему "Мастер снабжения" привлекательной для предприятий-поставщиков, размещающих свою информацию на закупочном Интернет-портале.
• Наличие специализированного сервисного диспетчерского центра (закупочный Интернет-портал "Мастер снабжения") по поддержанию в актуальном состоянии и в едином формате баз данных по товарам и поставщикам и администрированию процедур проведения электронных торгов на закупку.
• Единый формат предоставления данных о товарах-ценах и поставщиках в разных компонентах системы у Заказчиков ("Мастер Снабжения") и Поставщиков ("Прайс-мастер") позволяет с помощью Единого каталога товаров закупочного Интернет-портала проводить анализ рынка закупаемых товаров в течение нескольких минут вместо затрачиваемых отделами снабжения нескольких часов, дней или недель.
• За счет возможности заказчика быстро провести анализ цен на закупаемую продукцию, а так же прозрачности конкурсных процедур выбора поставщиков внутри системы постоянно поддерживается высокое конкурентное давление на цены поставщиков, что позволяет сдерживать рост закупочных цен, снижать себестоимость производства, а также грамотно наладить управление закупками.
• Доступная цена самого программного продукта (около 30 тыс. руб.) для предприятий заказчиков, в отличие от существующих ERP и MRP - систем, в том числе распространенных продуктов на базе бухгалтерских программ 1С "Управление производственным предприятием", позволяет автоматизировать предприятие и привлекать к работе в системе самый широкий спектр предприятий - от крупных до самых небольших.

Бесплатное участие поставщиков в системе с использованием электронных рабочих мест "Прайс-мастер" определяет полноту и актуальность данных по товарам и ценам, необходимую заказчикам.

В результате реализации проекта:

• Отделы снабжения предприятий получат уникальный инструмент организации закупок, сокращения издержек на закупки и снижения себестоимости производимых товаров, работ или услуг, что в свою очередь повысит конкурентоспособность предприятий региона
• Экономика региона получает дополнительный инструмент управления бизнесом: сдерживания роста цен и, соответственно, снижения темпов инфляции путем повышения уровня конкуренции на рынке (за счет увеличения скорости обработки информации о рынке и автоматизации процедуры сравнения различных предложений, а так же применения тендерных технологий выбора поставщиков).