О BPM-системах. Отличительные особенности и три главных области применения

[14 марта 2016 г.]

Уже не первый год среди российских компаний актуальна тема электронного документооборота – так клиенты обычно называют все, что касается электронного взаимодействия.

Уже не первый год среди российских компаний актуальна тема электронного документооборота – так клиенты обычно называют все, что касается электронного взаимодействия. Все говорят, но не у всех получается реализовать это на должном уровне. И это несмотря на то что есть целый класс систем (BPM), которые позволяют быстро запустить электронные формы взаимодействия и так же быстро начать получать от этого выгоду. Одним из главных препятствий на пути к светлому будущему является недопонимание возможностей BPM-систем. В данной статье я попробую внести свой вклад в освещение этого вопроса.
Что такое BPM-система?
Чтобы не было путаницы на уровне терминологии, определимся, что под аббревиатурой BPM мы будем понимать Business process management.
Поэтому BPM-система - это система управления бизнес-процессами, которая позволяет формализовать цепочку действий, выполняемых определенными сотрудниками, в виде последовательного алгоритма, где каждый элемент - задача в рабочем календаре конкретного сотрудника.
Например, при приеме нового сотрудника у специалиста по кадрам на рабочем столе появится задача «подготовить необходимые документы», у ИТ-специалиста - «обеспечить рабочее место и настроить почту», у офис-менеджера – «познакомить сотрудника с коллективом и показать офис», а у непосредственного руководителя – «разработать программу адаптации сотрудника».
Зачем использовать BPM-системы?
Наличие BPM-системы помогает добиться двух главных результатов:
- исключить потери информации в процессах. Например, при использовании BPM ни одно обращение клиента не потеряется из-за болезни или ухода менеджера по продажам.
- получить информацию для анализа и оптимизации процесса. Когда процесс не автоматизирован, мы имеем представление о его результатах, но не знаем, как он протекал и где были задержки. BPM-система дает точные данные для анализа: сколько сделано, в какие сроки и кто тормозит процесс. На основе этой информации можно принимать конкретные действия для улучшения работы.
Какие процессы стоит автоматизировать с помощью BPM-системы?
В любой средней компании сотни и даже тысячи различных бизнес-процессов. Автоматизировать все - напрасная трата времени. Лучше сосредоточиться на тех, которые помогут получить реальный эффект.
BPM-систему стоит использовать для автоматизации процессов, которые:
а) имеют большое количество экземпляров (сессий). Этот показатель зависит от количества объектов, с которыми мы взаимодействуем (клиентов, сотрудников, договоров и т.д.). Например, если вы редко пользуетесь кредитными ресурсами и оформляете кредит в банке всего 2-3 раза в год, нет смысла автоматизировать этот процесс.
б) связаны с учетными данными. Например, процессы, взаимодействия с клиентами всегда опираются на информацию об этом клиенте, о его контактных лицах, заказах и т.д. Это условие определяет отличие BPM-систем от традиционных систем электронного документооборота. Когда нужно автоматизировать процессы, при работе с которыми не требуется информация из учетной системы (например, процессы канцелярии), можно использовать СЭД вместо BPM.
Три области, где BPM-система будет полезна в первую очередь
На первом этапе запуска BPM-системы в работу лучше начать со следующих трех областей.
Управление продажами
Чтобы повысить уровень обслуживания, нужно использовать CRM, которая не просто фиксирует взаимодействия с клиентами, но и дает возможность формализовать их, а потом контролирует выполнение, формируя задачи.
Поэтому правильная CRM состоит из контейнера информации по взаимодействиям с клиентами (информации о договорах, истории общения, планов по развитию отношений) и набора процессов, реализованных через BPMS.
Процессы в области продаж полностью соответствуют условиям применения BPM, описанным выше. В каждой компании существует несколько видов процессов взаимодействия с клиентами: встречи, заказы, рекламации и т.д. Учитывая количество клиентов, получаем немаленькое число экземпляров процессов. Кроме того, при каждом взаимодействии нам требуется доступ к учетной системе, чтобы получать полную информацию о клиенте, о контактных лицах о взаиморасчетах, о предыдущих заказах и т.д.
Управление договорами
На первый взгляд эта область является наиболее родной для систем электронного документооборота. Однако работа с договорами не заканчивается после их согласования и подписания. Требуется зафиксировать, что договор согласован, ввести в систему его условия, а потом контролировать исполнение этих условий. Поэтому при работе с договорами необходим доступ к учетной системе. Что касается первого условия применения BPM - большого количества экземпляров – тут все просто. Достаточно вспомнить, сколько сотен, а может, и тысяч договоров есть в вашей компании.
Управление персоналом
Для компании сотрудники важны не меньше, чем ее клиенты. Качество управления человеческими ресурсами во многом определяет эффективность бизнеса, и BPM может перевести эту область на новый уровень.
BPM-система позволяет существенно облегчить работу кадровых служб и навести порядок в вопросах взаимодействия с сотрудниками.
Кадровых процессов очень много: прием, увольнение, перемещение, административные, отпуска, больничные, запросы справок, подбор персонала, проведение аттестаций и т.д. Если все это помножить на численность сотрудников, то количество экземпляров процессов у средних компаний может достигать 5000 и более процессов в год. Только представьте, сколько времени и сил можно сэкономить, если поручить эту работу BPM-системе. При этом любые учетные данные из кадровых систем и систем расчета заработной платы будут доступны из самой задачи.
Остается только удивляться, почему при таком раскладе BPM-системы пока еще редко используют для решения задач в области кадров.
Особенности внедрения BPM-систем для среднего бизнеса
Одна из ключевых особенностей BPM-системы – возможность взаимодействия с учетными данными. Поэтому выбирая такую систему в первую очередь обращайте внимание на то, как ее можно будет интегрировать с вашей учетной системой. Крупные компании могут позволить себе не заморачиваться этим вопросом: выбрать любую систему и поддерживать сложные интеграционные швы. У среднего бизнеса обычно нет лишних ресурсов для такого подхода. Поэтому таким компаниям лучше выбирать решения, которые предполагают бесшовную интеграцию с учетной системой.
Когда я говорю о бесшовной интеграции, я имею в виду, что интеграции нет вообще. Например, решение «Константа: управление процессами» полностью встраивается в информационную базу на 1С и подойдет компаниям, которые работают на этой платформе. Проверено на себе.
Читать подробнее: http://standart1c.ru/

ДРУГИЕ пресс-релизы

Сотрудники завода «Балтика» в Новосибирске — за безопасность на производстве

Сотрудники «Балтики» в Новосибирске могут оказать первую доврачебную медицинскую помощь и точно знают, как обезопасить себя от возможных травм на производстве. Этому на заводах компании обучают в обязательном порядке. Понедельник 9 декабря прошёл для сотрудников новосибирской пивоварни под девизом «...

Новосибирские эксперты «Балтики» по фудпейрингу приглашают гурманов на гастрономическое мероприятие

Вечер декабрьской пятницы 13-го запомнится новосибирским гурманам. В Cubby Resto Bar, что на Коммунистической-35, в этот вечер состоится гастрономический ужин, на котором всех желающих научат правильно сочетать пиво и еду. Эксперты «Балтики» откроют секреты получения наивысшего вкусового удовольстви...

Представители популярных баров Томска прошли курс обучения профессиональной пивной дегустации

Сотрудники баров и ресторанов Томска теперь могут выступать в роли экспертов пивоварения и со знанием дела рекомендовать своим покупателям тот или иной сорт пива, пройдя курс обучения у экспертов «Балтики».

От банков к застройщикам? Д. Логинов о развитии отрасли в новых условиях

Сокращение количества реализуемых проектов и «конфликт» реформы, предусматривающей переход на эскроу-счета, с нацпроектом – повод для перераспределения баланса интересов сторон от банков к строителям.

Именитый шеф-повар научил новосибирцев правильно использовать пиво для приготовления мяса

Настоящее гастрономическое удовольствие получили участники кулинарного мастер-класса в МВК «Новосибирск Экспоцентр». 27 ноября в рамках IV Новосибирского агропродовольственного форума известный шеф-повар научил всех желающих готовить мясо с черным пивом и таежными пряными травами.

Финансовые продукты экологического Проекта Природные очистительные заводы

Финансовые продукты экологического Проекта Природные очистительные заводы

Промышленные плантации Павловнии - Новый для России источник растительного сырья, который имеет самый масштабный спектр использования.

Эксперты «Балтики-Новосибирск» провели мастер-класс по тонкостям пивоварения и дегустации для представителей ритейла

В рамках II Новосибирского торгового форума представители ритейла региона стали участниками культурно-образовательного проекта «Пивной сомелье». Участники мастер-класса изучили тонкости пивоварения и основы профессиональной дегустации пива.

все пресс-релизы

СТАТЬИ

Рынок противопожарного оборудования: что нового?

Рынок оборудования противопожарной безопасности в России начал активно развиваться сравнительно недавно. Еще десять лет назад, по оценкам ряда независимых экспертов, его объем не превышал 50 млн. USD. Однако благодаря экспоненциальному росту отечественной экономики за последние годы сегмент заметно...

АЗОТНЫЙ ПОТЕНЦИАЛ

Азотирование поверхности деталей машин и инструмента сегодня является одним из эффективных и распространенных методов упрочнения в различных отраслях машиностроения. Технологический процесс сам по себе хорошо известен. Известны его достоинства и недостатки. Самым большим недостатком традиционной тех...

Как организовать предприятие общественного питания?

Предприятия общепита выполняют как производственные, так и торговые функции. Используемое сырье и готовые изделия должны строго соответствовать санитарным нормам, иметь эстетичный вид, а также обладать высокими вкусовыми свойствами

Жизнь в металле

Отечественная строительная индустрия в плане использования материалов для возведения зданий до последнего времени оставалась достаточно консервативной отраслью. В основе подавляющего большинства строительных технологий для этих целей традиционно применялись проверенные временем дерево, кирпич и бето...

Обязательная утилизация попутного газа в России: тема знакомая, но не полностью понятная

По некоторым оценкам, в настоящее время доля России в сжигании на факелах попутного нефтяного газа (ПНГ) составляет 25‑30 % при общем мировом годовом объёме сжигаемого ПНГ около 150 млрд. м3, и Россия является мировым лидером по сжиганию ПНГ

Торцовые уплотнения

Общие сведения о торцовых уплотнениях

Повышение цен на тепло компенсирует счетчик

В начале года в большинстве регионов страны выросли тарифы на отопление в среднем на 12,2%. При этом в Москве рост составил более 24%, на Урале - 20%, в Санкт-Петербурге - 14%. Однако это не означает, что всем придется платить больше. Жильцы домов с теплосчетчиками могут и не заметить роста тарифов

все статьи

Популярные объявления